Executive Assistant

About This Role

We at The National Academy for Childhood Development (NACD) are looking for a highly organized and proactive professional "Executive Assistant" to support senior management through effective coordination, schedule management, communication, and day-to-day executive support, while maintaining the highest standards of professionalism and confidentiality.

نحن في الأكاديمية الوطنية لتنمية الطفولة نبحث عن كفاءة تتمتع بدرجة عالية من التنظيم والمبادرة للعمل بوظيفة "مساعد تنفيذي"، وذلك لدعم الإدارة العليا من خلال التنسيق الفعّال، وإدارة الجداول والمواعيد، والتواصل، وتقديم الدعم التنفيذي اليومي، مع الحفاظ على أعلى معايير المهنية والسرية.

Key Responsibilities

Executive Administrative Support:

• Manage calendars, schedules, and appointments for senior management.
• Coordinate meetings, workshops, and internal and external engagements.
• Coordinate travel arrangements, including flight bookings, accommodation, and travel itineraries.
• Prepare meeting agendas, minutes, presentations, and related documentation.
• Draft, review, and coordinate official correspondence and reports.

Administrative and Office Coordination:

• Act as the primary point of contact between management and internal/external stakeholders.
• Maintain organized filing systems, confidential records, and office documentation.
• Follow up on ongoing projects and tasks, ensuring adherence to deadlines and approved action plans efficiently and effectively.
• Support the coordination of internal events, management meetings, and cross-functional activities.

Communication and Organizational Coordination:

• Handle incoming calls, emails, and correspondence on behalf of management.
• Ensure professional and timely communication across all channels.
• Facilitate communication between management, employees, partners, and clients.
• Prepare summaries, briefing materials, and periodic updates to support management in monitoring operations and decision-making.

Reporting and Data Support:

• Assist in preparing management reports, tracking dashboards, and presentations.
• Collect and analyze data to support decision-making and strategic planning.
• Manage expense reports, budget tracking, and management-related financial documentation.

Administrative Excellence, Process Efficiency, and Compliance:

• Ensure adherence to internal policies, procedures, and administrative standards.
• Maintain the highest level of confidentiality when handling sensitive information.
• Identify opportunities to improve administrative workflows and operational efficiency.

Qualifications and other requirements:

Education:

• Bachelor’s degree in Business Administration, Management, Office Administration, or a related field.

Experience:

• 3–7 years of experience as an Executive Assistant, Administrative Officer, or in a similar role.
• Previous experience supporting senior executives, directors, or department heads is preferred.
• Experience working in academic, institutional, or dynamic professional environments is highly preferred.

Skills and Competencies:

• Strong organizational and time management skills.
• Excellent written and verbal communication skills.
• High attention to detail and accuracy.
• Proficiency in Microsoft Office applications (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) and office management tools.
• Ability to manage multiple priorities and work under pressure.
• Strong interpersonal and professional communication skills.
• Ability to handle confidential information with a high degree of professionalism.

Key Personal Attributes:

• Proactive with strong problem-solving abilities.
• Highly dependable and capable of working efficiently and independently with minimal supervision.
• Flexible and adaptable to changing priorities.
• Strong sense of responsibility and ownership.
• Positive attitude and strong teamwork skills.

المسؤوليات الرئيسية

الدعم الإداري التنفيذي:

• إدارة جداول الأعمال والمواعيد الخاصة بالإدارة العليا.

• تنسيق الاجتماعات وورش العمل والارتباطات الداخلية والخارجية.

• تنسيق ترتيبات السفر بما في ذلك حجوزات الطيران والإقامة وخطط الرحلات.

• إعداد جداول أعمال الاجتماعات والمحاضر والعروض التقديمية والمستندات ذات الصلة.

• إعداد ومراجعة وتنسيق المراسلات الرسمية والتقارير.

التنسيق الإداري والمكتبي:

• العمل كنقطة اتصال رئيسية بين الإدارة وأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.

• الحفاظ على أنظمة حفظ الملفات والسجلات السرية والوثائق المكتبية بشكل منظم.

• متابعة سير المشاريع والمهام القائمة وضمان الالتزام بالمواعيد النهائية وخطط العمل المعتمدة بكفاءة وفعالية.

• دعم تنسيق الفعاليات الداخلية واجتماعات الإدارة والأنشطة المشتركة بين الإدارات.

التواصل والتنسيق التنظيمي:

• التعامل مع المكالمات الواردة والبريد الإلكتروني والمراسلات نيابةً عن الإدارة.

• ضمان التواصل المهني وفي الوقت المناسب عبر جميع قنوات الاتصال.

• تسهيل التواصل بين الإدارة والموظفين والشركاء والعملاء.

• إعداد الملخصات والمواد التعريفية والتحديثات الدورية لدعم الإدارة في متابعة الأعمال واتخاذ القرارات.

إعداد التقارير ودعم البيانات:

• المساعدة في إعداد تقارير الإدارة ولوحات المتابعة والعروض التقديمية.

• جمع وتحليل البيانات لدعم اتخاذ القرار والتخطيط الاستراتيجي.

• إدارة تقارير المصروفات ومتابعة الميزانية والوثائق المالية الخاصة بالإدارة.

التميز الإداري وكفاءة الإجراءات والامتثال:

• ضمان الالتزام بالسياسات والإجراءات والمعايير الإدارية الداخلية.

• الحفاظ على أعلى مستويات السرية عند التعامل مع المعلومات الحساسة.

• تحديد فرص تحسين الإجراءات الإدارية ورفع الكفاءة التشغيلية.

المؤهلات والمتطلبات الأخرى

المؤهل العلمي:

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو إدارة المكاتب أو أي تخصص ذي صلة.

الخبرة:

• خبرة من 3 إلى 7 سنوات كمساعد تنفيذي أو مسؤول إداري أو في وظيفة مشابهة.

• يفضل وجود خبرة سابقة في دعم كبار التنفيذيين أو المدراء أو رؤساء الأقسام.

• يفضل وجود خبرة في بيئات العمل الأكاديمية أو المؤسسية أو المهنية الديناميكية.

المهارات والكفاءات:

• مهارات قوية في التنظيم وإدارة الوقت.

• مهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفهي.

• دقة عالية واهتمام بالتفاصيل.

• إجادة استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) وأدوات إدارة المكاتب.

• القدرة على إدارة أولويات متعددة والعمل تحت الضغط.

• مهارات قوية في التواصل المهني وبناء العلاقات.

• القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بدرجة عالية من المهنية.

السمات الشخصية الرئيسية:

• المبادرة والقدرة القوية على حل المشكلات.

• الاعتمادية العالية والقدرة على العمل بكفاءة واستقلالية مع الحد الأدنى من الإشراف.

• المرونة والقدرة على التكيف مع الأولويات المتغيرة.

• حس عالٍ بالمسؤولية والملكية.

• روح إيجابية ومهارات قوية في العمل الجماعي.