Senior Executive
Job Fit Check
Base Career helps you apply smarter for this job.
Key skills for this role
About the Role
إدارة وتنظيم جداول ومواعيد واجتماعات رئيس الجهاز، بما يشمل إعداد جداول الأعمال، وتنسيق وتجهيز المستندات، وتحرير محاضر الاجتماعات وتوثيق القرارات ومتابعة تنفيذها. الإشراف المباشر على كافة أعمال السكرتارية التنفيذية في مكتب رئيس الجهاز، وتوزيع المهام على فريق الدعم الإداري ومتابعة جودة ودقة التنفيذ.
Key Skills for This Role
Full Job Posting
Job Description
- إدارة وتنظيم جداول ومواعيد واجتماعات رئيس الجهاز، بما يشمل إعداد جداول الأعمال، وتنسيق وتجهيز المستندات، وتحرير محاضر الاجتماعات وتوثيق القرارات ومتابعة تنفيذها.
- الإشراف المباشر على كافة أعمال السكرتارية التنفيذية في مكتب رئيس الجهاز، وتوزيع المهام على فريق الدعم الإداري ومتابعة جودة ودقة التنفيذ.
- إدارة المراسلات الرسمية الصادرة والواردة عبر الأنظمة المعتمدة، وفرزها حسب الأولوية، وصياغة ومراجعة الخطابات والمذكرات والتقارير قبل اعتمادها.
- متابعة تنفيذ توجيهات وقرارات رئيس الجهاز بالتنسيق مع القيادات والوحدات التنظيمية المعنية، وإعداد تقارير دورية توضح مستوى الإنجاز والتحديات.
- تنظيم وإدارة الملفات والسجلات والوثائق الورقية والإلكترونية وفق السياسات المعتمدة، وضمان سريتها وسهولة الرجوع إليها.
- تنسيق وتنظيم الزيارات الرسمية والاجتماعات الداخلية والخارجية، وإدارة أعمال البروتوكول والاستقبال بما يعكس الصورة المهنية للجهاز.
- إعداد العروض التقديمية والتقارير الدورية والسنوية ومؤشرات الأداء المرتبطة بمكتب رئيس الجهاز.
- العمل كنقطة اتصال رئيسية بين رئيس الجهاز وكافة الوحدات التنظيمية والجهات الخارجية، وضمان وضوح ودقة وسرعة تدفق المعلومات.
- التنسيق مع إدارة التخطيط والتطوير فيما يخص متطلبات مكتب رئيس الجهاز مثل الحضور والانصراف والإجازات والتدريب وغيرها من المتطلبات الإدارية.
- متابعة الاحتياجات التشغيلية للمكتب، ومراقبة المصروفات، والمساهمة في إعداد ومتابعة ميزانية مكتب رئيس الجهاز.
- اقتراح وتطوير إجراءات العمل في مكتب رئيس الجهاز من خلال استخدام الأنظمة الرقمية والتقنيات الحديثة لتعزيز الكفاءة والإنتاجية.
Qualifications
- حاملو الدبلوم: خبرة لا تقل عن 11 عاماً في أعمال السكرتارية التنفيذية أو المجالات الإدارية ذات الصلة.
- حاملو درجة البكالوريوس: خبرة لا تقل عن 5 سنوات في مجال السكرتارية التنفيذية، بما في ذلك خبرة مباشرة في دعم الإدارة العليا أو شغل وظائف إدارية ذات صلة.
Schedule-Time
Full time
Apply for this job in 1 click
Skip the repetitive application forms
Install the Base Career Chrome Extension and autofill job applications across major job boards with your profile.
Trusted by over 500,000 job seekers on Base Career
More from this employer
More jobs at Dubai Careers - A Smart Dubai Initiative
Expert- Finance
Dubai, UAE
Conduct financial analyses, feasibility studies, and forecasting to support strategic decision-making. Develop financial models, monitor regulatory developments, and advise on funding strategies. Requires 12+ years exper
Media Analytics Director
Dubai, UAE
Lead media analytics strategy, research, and media monitoring teams to support communications and decision-making. Develop Dubai Key Messages and oversee crisis communications analysis. Requires 10+ years experience and
Project Manager - Licensing Systems Design & Execution
Dubai, UAE
RTA seeks an IT Project Manager to ensure successful completion of licensing systems projects within time and budget. Responsibilities include managing vendor SLAs, coordinating with departments, monitoring performance,
Senior Internal Audit Specialist
Dubai, UAE
Enable the department to apply approved governance and control standards for financial and administrative operations, enhance internal audit efficiency, and prepare annual audit plans based on risk assessment. Requires r
Senior Partnership Management Officer
Dubai, UAE
Manage partnerships by identifying and classifying partners, monitoring agreement terms, organizing joint events, and preparing analytical reports for senior management. Support strategic partnerships and enhance organiz
Strategic Planning Specialist
Dubai, UAE
Job Description Responsible for the continuous development and update of the corporate strategy to ensure its alignment with government policies and strategic priorities. Oversees the preparation, analysis, and reporting
Senior Photographer
Dubai, UAE
Job Description Responsible for documenting the natural environment and environmental activities through photography and videography, including monitoring wildlife and capturing images of natural reserves and various env
Head of Applications Section
Dubai, UAE
Job Description الهدف العام الإشراف التام على إدارة كافة العمليات التي يقوم بتأديتها قسم التطبيقات وفقاً لخطط وبرامج العمل المعتمدة والتوجهات الإستراتيجية والعامة للدائرة، بما ذلك المسؤولية المباشرة على تطوير تطبيقات أنظ
Expert- Finance
Dubai, UAE
Media Analytics Director
Dubai, UAE
Project Manager - Licensing Systems Design & Execution
Dubai, UAE
Senior Internal Audit Specialist
Dubai, UAE
Senior Partnership Management Officer
Dubai, UAE
Strategic Planning Specialist
Dubai, UAE
Senior Photographer
Dubai, UAE
Head of Applications Section
Dubai, UAE