Office Manager (m/w/d)

Nach Zeitanteil sortiert — Empfang und laufender Bürobetrieb machen den größten Teil der Woche aus.

→ Den Bürobetrieb verantworten. Bestellungen, Ausstattung, Verbrauchsmaterial, Besprechungsräume — du sorgst dafür, dass nichts fehlt, bevor es jemand vermisst.

→ Erste Ansprechperson am Empfang sein. Gäste, Bewerber:innen, Lieferanten, Handwerker: du empfängst, koordinierst und weißt, wer wohin gehört.

→ Dienstleister steuern. Reinigung, Wartung, Sicherheit, Getränke- und Bürolieferanten — du hältst Termine nach, prüfst Leistungen und verhandelst kleinere Verträge

→ Reisen und Termine organisieren. Buchungen über unser Reisetool, Abstimmung mit Reisenden, Vorbereitung von Besuchen aus anderen Standorten.

→ Onboardings mit HR vorbereiten. Arbeitsplatz, Hardware, Zugänge, Willkommenspaket — damit der erste Tag nicht mit Suchen beginnt.

→ Interne Veranstaltungen umsetzen. Von Team-Lunches bis Standortevents: Planung, Anbieter, Ablauf, Nachbereitung.

→ Post, Rechnungen und Ablage. Eingangspost, Belegvorbereitung für die Buchhaltung, saubere Dokumentation.

→ Den Fuhrpark verantworten. Unsere Firmenwagen von der Bestellung bis zur Rückgabe: Übergaben an Kolleg:innen, Termine für Wartung, TÜV und Reifenwechsel, Tankkarten, Schadensmeldungen an die Versicherung

Ehrlich gesagt: nicht für jede:n. Lies den zweiten Kasten genauso aufmerksam wie den ersten.

→ du gern der Punkt bist, an dem alles zusammenläuft, und Ordnung schaffst, wo vorher keine war

→ du selbst entscheidest, was zuerst dran ist, statt auf eine Aufgabenliste zu warten

→ du auf Menschen zugehst — vom Handwerker bis zum Geschäftsführer, im gleichen Ton

→ du Abläufe nicht nur ausführst, sondern verbesserst, wenn sie dich stören

→ du Homeoffice-Tage brauchst: diese Rolle ist an die Anwesenheit im Kölner Büro gebunden

→ du ungestört an einer Sache arbeiten möchtest — dein Tag besteht aus Unterbrechungen, und das ist der Job, nicht ein Problem des Jobs

→ du eine passive Verwalterrolle suchst: du gehst Themen proaktiv an

→ du dich unwohl fühlst, wenn viele Menschen dich ansprechen — du bist die sichtbarste Person am Standort

→ Jobticket — Zuschuss zum Deutschlandticket

→ 26 Tage Urlaub — plus Sonderurlaub für besondere Anlässe (z.B. als Nichtraucher)

→ Urban Sports Club — bezuschusste Mitgliedschaft

→ Mitarbeiterrabatt — auf alle Produkte unserer Shops

→ Weiterbildung — Lernplattform und externe Formate

→ Modernes HQ — zentral in Köln, gut erreichbar, 35 Arbeitsplätze

→ Team-Events — mehrmals im Jahr

→ Corporate Benefits — Rabatte bei Partnerunternehmen

Vier Schritte, keine Endlosschleife. Du weißt nach jedem Gespräch, wo du stehst.

1 Bewerbung (asynchron, ~5 Min). Lebenslauf reicht. Kein Anschreiben, keine Zeugnisse in Runde eins.

2 Telefonat mit Recruiting (30 Min). Rolle, Präsenzerwartung, Gehaltsband, deine offenen Fragen — offen und in beide Richtungen.

3 Gespräch im HQ (60Min). Kennenlernen, Rundgang durch das Büro und eine kurze Praxisaufgabe: wie du einen Tag mit drei gleichzeitigen Prioritäten sortierst.

Kein Anschreiben nötig. Wenn du magst, beantworte im Formular kurz diese drei Fragen — jeweils etwa drei Sätze. Freiwillig: wir können auch im Telefonat darüber sprechen.

Erzähl von einem Tag, an dem drei Dinge gleichzeitig dringend waren. Wie hast du entschieden, was zuerst dran ist — und was hast du bewusst liegen lassen?

Was hast du in einem Büro schon einmal von Grund auf verbessert? Ein Ablauf, ein Lieferant, eine Ordnung. Was war vorher, was danach?

Wie sorgst du dafür, dass Gäste sich willkommen fühlen, auch wenn dein Tag chaotisch ist? Eine konkrete Situation ist mehr wert als ein Grundsatz.

Dauert etwa 10 Minuten

Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Bewerber:innen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.