Office Administrator/Receptionist Real estate

About This Role

Job Summary

We are looking for a professional and organized Admin Receptionist to join our real estate company in Dubai. The ideal candidate will manage front desk operations, support the sales and leasing team, handle administrative tasks, and ensure smooth day-to-day office operations.

Key Responsibilities

• Welcome clients and visitors professionally.
• Answer phone calls, WhatsApp messages, and emails promptly.
• Schedule meetings, property viewings, and appointments.
• Support real estate agents with administrative tasks.
• Prepare contracts, forms, and property-related documents.
• Maintain client databases and update CRM systems.
• Coordinate with developers, property owners, and suppliers.
• Organize office files, records, and documents.
• Manage office supplies and reception area.
• Assist management with reports and daily operations.
• Handle incoming and outgoing correspondence.

Requirements

• Previous experience in administration or reception (real estate experience preferred).
• Strong communication and customer service skills.
• Good knowledge of Microsoft Office and CRM systems.
• Professional appearance and positive attitude.
• Ability to multitask and work in a fast-paced environment.
• Fluent in English and Arabic

الوصف الوظيفي – موظفة استقبال وإدارة (عربي)

المسمى الوظيفي: موظفة استقبال وإدارةالمجال: العقاراتالموقع: دبي – الإمارات العربية المتحدة

نبذة عن الوظيفة

نبحث عن موظفة استقبال وإدارة منظمة واحترافية للانضمام إلى شركة عقارية في دبي. ستكون مسؤولة عن إدارة الاستقبال، دعم فريق المبيعات والتأجير، وتنظيم الأعمال الإدارية اليومية لضمان سير العمل بكفاءة.

المهام والمسؤوليات

• استقبال العملاء والزوار بطريقة احترافية.
• الرد على المكالمات الهاتفية ورسائل الواتساب والبريد الإلكتروني.
• تنظيم المواعيد والاجتماعات ومعاينات العقارات.
• دعم فريق العقارات بالأعمال الإدارية.
• تجهيز العقود والنماذج والملفات المتعلقة بالعقارات.
• تحديث بيانات العملاء وإدارة نظام الـ CRM.
• التنسيق مع المطورين والملاك والموردين.
• تنظيم الملفات والمستندات الإدارية.
• متابعة احتياجات المكتب وتنظيم منطقة الاستقبال.
• إعداد التقارير اليومية ودعم الإدارة.
• متابعة المراسلات الواردة والصادرة.

المتطلبات

• خبرة سابقة في الاستقبال أو الإدارة (ويفضل في مجال العقارات).
• مهارات تواصل وخدمة عملاء ممتازة.
• معرفة جيدة ببرامج Microsoft Office وأنظمة CRM.
• مظهر احترافي وشخصية إيجابية.
• القدرة على العمل تحت الضغط وتنظيم عدة مهام.
• إجادة اللغة الإنجليزية والعربية

Job Types: Full-time, Permanent

Pay: AED3,000.00 - AED3,500.00 per month

Work Location: In person