Secretary to the Director General's Office
Job Fit Check
Base Career helps you apply smarter for this job.
Key skills for this role
About the Role
المهام و المسؤوليات: - تنفيذ الخطط و التعليمات و تنظيم و إدارة الشئون الخاصة بالمكتب. - إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهري. - إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المكتب.
Key Skills for This Role
Full Job Posting
Overview
- المهام و المسؤوليات:
- تنفيذ الخطط و التعليمات و تنظيم و إدارة الشئون الخاصة بالمكتب.
- إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهري .
- إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المكتب.
- استقبال زواره و الترحيب بهم.
- تنسيق جدول المواعيد والمقابلات.
- تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات.
- استلام و توجيه و إرسال رسائل البريد الإليكتروني و فهرسة هذه الرسائل.
- كتابة محاضر جميع الاجتماعات و الجلسات و التي يكون المدير العام طرفاً فيها.
- التحضير للاجتماعات الخاصة أو الاجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق و المستندات التي تخص موضوع الاجتماع.
- استقبال و إجراء الاتصالات التليفونية الخاصة بمكتبه و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين.
- تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على المدير العام ومتابعة قرار المدير العام بشأنها و تسجيلها في السجلات الخاصة بها.
- توجيه الدعوات للمشاركين في الاجتماعات التي يدعو لعقدها المدير العام تسجيل ذلك على النماذج الخاصة.
- كتابة تقرير أسبوعي لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب و رفعه للمدير العام.
- المؤهلات الدراسية:
- يجب أن يحمل أي من المؤهلات التالية:
- بكالوريوس تجارة – قسم إدارة أعمال (عربي) - بكالوريوس تجارة – قسم إدارة أعمال (إنجليزي)
- بكالوريوس تجارة خارجية – قسم إدارة أعمال - بكالوريوس نظم معلومات إدارية.
- الخــبرات:
- يفضل أن يكون له أي من الخبرات السابقة التالية:
- خبرة بأعمال السكرتارية لا تقل عن 3 سنوات.
- اللـغــات:
- اللغة العربية
- بطلاقة تحدثاً و كتابة مع إجادة الكتابة التعبيرية
- اللغة الإنجليزية
- جيد جداً على الأقل تحدثاً و كتابة مع إجادة الكتابة التعبيرية (Technical Writing)
- المهــارات:
- يجب أن يكون متقناً للمهارات التالية:
- 1- حفظ و استدعاء المستندات و الوثائق (Filling Skills).
- 2- تنظيم الاجتماعات و إعداد جدول الأعمال و كتابة المحاضر (Organizing & Preparing for Business Meeting).
- 3- التعامل مع أجهزة الحاسب الآلي المكتبية و المحمولة باحتراف.
- 4- التعامل مع برنامج (MS Office) باحتراف و بسرعة.
- 5- التعامل مع برامج تصفح الإنترنت باحتراف.
- 6- مهارات الاتصال الفعال.
- 7- المقدرة على إنجاز وأداء أكثر من عمل في توقيت واحد بدون ارتباك.
- 8- إعداد الصياغات التعبيرية المناسبة للمكاتبات باللغتين العربية و الإنجليزية.
- السمات الشخصية:
- يجب أن بالسمات التالية:
- 1- الانضباط في المواعيد.
- 2- التركيز و المنطقية في التفكير.
- 3- معدل ذكاء عالي.
- 4- هادئ الطباع و غير انفعالي.
- 5- اللباقة في الحديث و بشاشة الوجه.
- 6- حسن الاستماع و الفهم و إدراك المواقف بوعي و تركيز.
- 7- حسن المظهر و الأناقة.
- 8- القدرة على مواجهة المواقف الحرجة بحكمة.
- 9- لا يقل السن عند التعيين عن 25 سنة و لا يزيد عن 30 سنة.
Apply for this job in 1 click
Skip the repetitive application forms
Install the Base Career Chrome Extension and autofill job applications across major job boards with your profile.
Trusted by over 500,000 job seekers on Base Career
More from this employer
More jobs at Innova Wide
QA & Technical Documentation Specialist
Doha, QAT
Summary: We are looking for a QA & Technical Documentation Specialist to join our team and play a key role in ensuring software quality and maintaining clear, comprehensive system documentation. Responsibilities: · Revie
Customer Technical Support
Doha, QAT
Responsibilities: ✓ Respond to customer queries in a timely and accurate way, via phone, email or chat ✓ Conducts computer training needs assessment by collecting information on employee skillsets. ✓ Creates technical tr
System & cloud administrator
Doha, QAT
Responsibilities ✓ Provide management and support to the Infra hosting on cloud ✓ Support Systems migration from current data center to Cloud ✓ Investigate on network related issues ✓ Setup the necessary configurations o