سكرتيرة تنفيذية

الوصف الوظيفي

سكرتيرة تنفيذية \| Executive Secretary

أولاً: البيانات الأساسية للوظيفة

التفاصيل

المسمى الوظيفي

سكرتيرة تنفيذية

مكتب الرئيس التنفيذي

ثانياً: الهدف العام من الوظيفة

تقديم الدعم الإداري والتنظيمي الكامل لمكتب الرئيس التنفيذي، وإدارة شؤونه اليومية بكفاءة عالية، بما يضمن انسيابية الأعمال وسرعة الإنجاز، مع الحفاظ على السرية التامة للمعلومات والاحترافية في تمثيل صورة الشركة أمام الجهات الداخلية والخارجية.

ثالثاً: المهام والمسؤوليات الرئيسية

1. الإدارة المكتبية وتنظيم الأعمال

◆

إدارة جدول أعمال الرئيس التنفيذي وتنسيق المواعيد والاجتماعات.

◆

استقبال المكالمات الهاتفية والزوار والتعامل معهم وفق البروتوكول المعتمد.

◆

متابعة تنفيذ القرارات والتعليمات الصادرة من الإدارة العليا مع الأقسام المعنية.

◆

إعداد محاضر الاجتماعات وتوثيقها وتوزيعها على الجهات المعنية.

2. المراسلات والتوثيق

◆

صياغة وكتابة الخطابات والمراسلات الرسمية الصادرة باللغتين العربية والإنجليزية.

◆

إعداد المذكرات الداخلية والتعاميم الإدارية وفق الصيغ المعتمدة.

◆

تجهيز الخطابات الرسمية الموجهة للجهات الحكومية والعملاء والموردين والشركاء.

◆

أرشفة وحفظ الوثائق والملفات السرية إلكترونياً وورقياً وفق نظام تصنيف منظم.

3. إعداد التقارير والبيانات

◆

إعداد التقارير الإدارية والمالية الدورية باستخدام برنامج Excel.

◆

تجهيز العروض التقديمية الاحترافية للاجتماعات والمناسبات الرسمية.

◆

تحليل البيانات وتلخيصها بصيغة مرئية واضحة لدعم اتخاذ القرار.

4. التنسيق والترتيبات اللوجستية

◆

تنسيق ترتيبات السفر والإقامة والتأشيرات للرئيس التنفيذي.

◆

التنسيق مع الإدارات والأقسام المختلفة داخل الشركة.

◆

متابعة التواصل مع الجهات الخارجية نيابةً عن مكتب الإدارة.

5. الحضور الرقمي والتواصل

◆

إدارة الحسابات الرسمية للشركة على منصات التواصل الاجتماعي بالتنسيق مع الإدارة.

◆

متابعة سمعة الشركة الرقمية ورفع التقارير اللازمة.

رابعاً: المؤهلات والخبرات المطلوبة

المؤهلات العلمية

◆

درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو السكرتارية التنفيذية، أو إدارة المكاتب، أو ما يعادلها.

◆

شهادات تدريبية معتمدة في السكرتارية التنفيذية أو إدارة المكاتب (تُعدّ ميزة إضافية).

الخبرة العملية

◆

خبرة لا تقل عن 3 إلى 5 سنوات في العمل السكرتاري التنفيذي.

◆

يُفضّل وجود خبرة سابقة في العمل المباشر مع الإدارات العليا.

◆

يُفضّل وجود خبرة في قطاع المقاولات أو القطاعات المماثلة.

خامساً: المهارات والكفايات الفنية

المهارات الحاسوبية

◆

إتقان متقدم لبرنامج Microsoft Excel (المعادلات، الجداول المحورية، الرسوم البيانية، التنسيق الشرطي، دوال البحث VLOOKUP/XLOOKUP).

◆

إتقان حزمة Microsoft Office (Word, PowerPoint, Outlook) بمستوى متقدم.

◆

الإلمام بأنظمة إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية.

◆

استخدام أدوات الاجتماعات الافتراضية (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet).

◆

مهارة عالية في الطباعة باللغتين العربية والإنجليزية بسرعة ودقة.

مهارات الذكاء الاصطناعي

◆

الإلمام باستخدام أدوات الذكاء الاصطناعي (Claude, ChatGPT, Microsoft Copilot) في صياغة المراسلات وتلخيص التقارير وتفريغ الاجتماعات.

◆

القدرة على صياغة الأوامر (Prompts) بشكل احترافي ومراجعة المخرجات قبل اعتمادها.

◆

الالتزام التام بسرية المعلومات عند استخدام هذه الأدوات.

مهارات الكتابة والتحرير الرسمي

◆

إتقان صياغة الخطابات والمراسلات الرسمية باللغتين العربية والإنجليزية.

◆

الإلمام الكامل بقواعد المراسلات الإدارية والصيغ البروتوكولية المعتمدة.

◆

مهارة عالية في التدقيق اللغوي والتحرير الاحترافي.

مهارات وسائل التواصل الاجتماعي

◆

معرفة باستخدام المنصات الرئيسية (LinkedIn, Twitter/X, Instagram, WhatsApp Business).

◆

الإلمام بأدوات إدارة وجدولة المنشورات (Meta Business Suite, Hootsuite).

◆

مهارة في صياغة المحتوى المهني الذي يعكس صورة الشركة.

المهارات اللغوية

◆

إتقان اللغة العربية تحدثاً وكتابةً (مستوى ممتاز).

◆

إجادة اللغة الإنجليزية تحدثاً وكتابةً (مستوى جيد جداً).

سادساً: الكفايات الشخصية والسلوكية

◆

الحفاظ على السرية التامة والأمانة المهنية.

◆

مهارات تواصل وتفاوض احترافية.

◆

اللباقة وحسن المظهر والثقة بالنفس.

◆

التنظيم العالي وإدارة الوقت بكفاءة.

◆

القدرة على العمل تحت الضغط وإنجاز عدة مهام بالتوازي.

◆

المبادرة والقدرة على حل المشكلات بشكل مستقل.

◆

الانتباه للتفاصيل والدقة في العمل.

◆

المرونة والقدرة على التكيف مع المتغيرات.

◆

الانفتاح على التعلم المستمر والتطوير الذاتي.

سابعاً: متطلبات وشروط إضافية

◆

المظهر اللائق والشخصية الاحترافية المتوافقة مع طبيعة العمل التنفيذي.

◆

الاستعداد للعمل ساعات إضافية عند الحاجة.

◆

وجود رخصة قيادة سارية المفعول (يُفضَّل).

◆

خلو السجل من أي سوابق وظيفية سلبية.

ثامناً: مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)

◆

نسبة الالتزام بالمواعيد وتنظيم جدول الأعمال.

◆

جودة ودقة المراسلات والتقارير الصادرة.

◆

سرعة الاستجابة وإنجاز المهام الموكلة.

◆

مستوى السرية والاحترافية في التعامل.

◆

التقييم الدوري من الرئيس المباشر.