Receptionist Tamheer (24768641)

Overview

• المسؤوليات الرئيسية
• أولاً: الاستقبال وإدارة الزوار
• استقبال الزوار بطريقة مهنية ومرحبة.
• تسجيل بيانات الزوار والحفاظ على سجلات دقيقة.
• إشعار الأقسام المعنية بوصول الضيوف.
• توجيه الزوار إلى القسم أو قاعة الاجتماع المناسبة.
• إدارة حجوزات قاعات الاجتماعات والتأكد من جاهزيتها.
• التعامل مع المكالمات الواردة وتحويلها بالشكل المناسب.
• ثانياً: تنسيق الشحنات والبريد السريع
• استلام والتحقق من الشحنات والتوصيلات الواردة.
• تسجيل تفاصيل الطرود وإخطار الأقسام المعنية.
• تنسيق الشحنات الصادرة والتعامل مع شركات البريد.
• الاحتفاظ بسجلات تتبع دقيقة للشحنات الواردة والصادرة.
• التأكد من حفظ مستندات الاستلام والتسليم.
• التنسيق مع شركات الشحن مثل DHL وغيرها من المزودين المحليين.
• ثالثاً: التعامل مع الطلبات والمستندات الواردة
• استلام وتوجيه أوامر الشراء والمراسلات الرسمية.
• ضمان التوزيع الداخلي الصحيح للمستندات.
• متابعة المستندات العاجلة أو الحساسة.
• التنسيق مع الإدارة المالية وسلسلة الإمداد فيما يخص مستندات الشحن عند الحاجة.
• رابعاً: دعم الإدارة المكتبية
• الحفاظ على مظهر مكتب الاستقبال بمستوى احترافي.
• متابعة احتياجات القرطاسية والمستلزمات المكتبية.
• دعم أعمال الأرشفة وتنظيم المستندات.
• المساعدة في إعداد التقارير البسيطة وإدخال البيانات عند الحاجة.
• الدقة التشغيلية
• تسجيل وتتبع الشحنات بدقة 100%.
• إخطار الأقسام بالتوصيلات في الوقت المناسب.
• عدم فقدان أو سوء توجيه أي مستندات أو طرود.
• الكفاءة
• تحويل المكالمات بسرعة (خلال 3 رنات كمعيار).
• دقة تسجيل بيانات الزوار.
• تنسيق الشحنات ومعالجة المستندات في الوقت المحدد.
• الكفاءات السلوكية )مستوى SFIA 2 – الدعم)
• **الاستقلالية:**
• يعمل تحت إشراف روتيني مع الالتزام بإجراءات واضحة.
• يتلقى توجيهات محددة بشأن أولويات المهام.
• يستخدم صلاحيات محدودة ضمن الإرشادات المعتمدة.
• يقوم بتصعيد الحالات غير الاعتيادية إلى المشرف.
• يدير مهام الاستقبال والشحن اليومية بشكل مستقل بعد التدريب.
• **التأثير:**
• يتفاعل بشكل أساسي مع الموظفين والزوار في الأمور الروتينية.
• يقدم معلومات ومساعدة أساسية ضمن نطاق الصلاحيات.
• يحافظ على علاقات مهنية مع شركات الشحن والزوار.
• يمثل الشركة بصورة إيجابية في جميع التفاعلات.
• يساهم في فعالية الفريق من خلال التواصل الموثوق والمتابعة.
• **التعقيد:**
• يؤدي مهام استقبال وإدارية روتينية وفق إجراءات محددة.
• تعامل مع مستندات الشحن وتسجيل الزوار بوضوح وبساطة.
• يدير عبء عمل يومي متوقع وفق أولويات واضحة.
• يطبق حلولًا قياسية للمشكلات الشائعة.
• يحيل الحالات غير المعتادة أو الحساسة إلى الإدارة.
• **المهارات المهنية:**
• يُظهر فهمًا أساسيًا لإجراءات المكتب وسياسات الشركة.
• يتواصل بوضوح ومهنية في التعاملات اليومية.
• يولي اهتمامًا عاليًا بالتفاصيل في تسجيل الشحنات والزوار.
• يحافظ على سرية المعلومات.
• يطور معرفة بالأقسام الداخلية لتوجيه الزوار بشكل صحيح.
• التعليم والخبرة
• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها (يفضل دبلوم إداري).
• خبرة من 2 إلى 4 سنوات في الاستقبال أو الدعم الإداري.
• معرفة أساسية بإجراءات الشحن والتنسيق اللوجستي.
• إجادة استخدام برامج Microsoft Office والبريد الإلكتروني.
• مهارات تواصل جيدة باللغتين العربية والإنجليزية.
• المؤهلات الرئيسية
• مظهر احترافي وتوجه لخدمة العملاء.
• مهارات تواصل لفظي قوية.
• قدرة تنظيمية وإدارة مهام متعددة.
• دقة عالية في العمل.
• القدرة على العمل بهدوء تحت الضغط.
• العلاقات الرئيسية
• **يرفع تقاريره إلى:**
• إدارة عمليات الموارد البشرية
• **علاقات داخلية:**
• جميع الإدارات، الموارد البشرية، المالية، سلسلة الإمداد
• **علاقات خارجية:**
• الزوار، شركات الشحن، الموردون، العملاء
• بيئة العمل
• **الموقع:**
• المكتب الرئيسي
• **ساعات العمل:**
• الدوام الرسمي (الأحد – الخميس، 8:00 صباحًا – 5:00 مساءً)
• **المتطلبات البدنية:**
• عمل مكتبي مع مهام أرشفة ورفع مستندات عند الحاجة
• **نمط العمل:**
• مهام منظمة بإجراءات ومواعيد نهائية واضحة