Personal Assistant to Chairman (Arabic Speaker)/مساعدة تنفيذية / سكرتيرة تنفيذية لرئيس مجلس الإدارة

About This Role

🚀 Hiring: Executive Assistant (Arabic Speaker) – Abu Dhabi

We are looking for a highly organized and professional Executive Assistant to support senior leadership in a fast-growing, tech-driven logistics company.

🔹 Key Responsibilities:

• Manage calendar, meetings, and scheduling for senior management

• Handle emails, calls, and confidential correspondence

• Prepare reports, presentations, and official documents

• Coordinate internal teams and external stakeholders

• Organize meetings, take minutes (MoM), and track follow-ups

• Assist with travel arrangements and itinerary planning

• Ensure smooth day-to-day administrative operations

**🔹

Requirements:**

• Arabic speaker (mandatory)

• Proven experience as an Executive Assistant / Personal Assistant

• Strong skills in calendar management & coordination

• High level of confidentiality and professionalism

• Excellent communication and organizational skills

• Proficiency in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

**🔹

Nice to Have:**

• Experience supporting C-level executives / Chairman

• Previous experience in UAE corporate environment

• Strong multitasking and problem-solving skills

📍 Location: Abu Dhabi (On-site)

• 📩 Apply now or talentacquisition@binmurshed.ae

Job description:

المسمى الوظيفي:مساعدة تنفيذية / سكرتيرة تنفيذية لرئيس مجلس الإدارة

وصف الدور الوظيفي:

هذه وظيفة بدوام كامل ومن مقر العمل داخل دولة الإمارات العربية المتحدة، لمساعد تنفيذي يعمل مباشرة مع رئيس مجلس الإدارة. يتولى شاغل الوظيفة تقديم دعم إداري عالي المستوى، بما في ذلك الدعم الإداري، تنسيق الجداول الزمنية، تنظيم الاجتماعات، وتحسين سير العمليات لضمان أعلى مستويات الكفاءة. يتطلب الدور مهارات تواصل استباقية وقدرة عالية على التعامل مع المعلومات السرية باحترافية، بالإضافة إلى دعم رئيس مجلس الإدارة في الأنشطة اليومية.

المهام الأساسية ومؤشرات الأداء (KPI):

• تقديم الدعم الإداري والسكرتاري للإدارة العليا وكبار التنفيذيين.
• إدارة الجداول الزمنية، المواعيد، وتنسيق الاجتماعات.
• إعداد وحفظ المستندات الرسمية، التقارير، الخطابات، والعروض التقديمية.
• التعامل مع المكالمات الواردة والبريد الإلكتروني والمراسلات باحترافية عالية.
• الحفاظ على سرية السجلات والوثائق الخاصة بالشركة.
• التنسيق مع الإدارات الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين عند الحاجة.
• تنظيم الاجتماعات، إعداد محاضر الاجتماعات، ومتابعة تنفيذ النقاط المتفق عليها.
• إدارة أنظمة الأرشفة الورقية والإلكترونية بكفاءة.
• المساعدة في ترتيبات السفر، الحجوزات، وإعداد خطط الرحلات للإدارة.
• ضمان سير الأعمال الإدارية اليومية بسلاسة وكفاءة.
• دعم إدارة الموارد البشرية والإدارة العليا في مهام التنسيق والتوثيق الأساسية عند الحاجة.

الكفاءات المطلوبة:

• مهارات تواصل ممتازة وقدرة عالية على التعامل مع الآخرين.
• مهارات تنظيم وإدارة وقت قوية.
• مستوى عالٍ من السرية والنزاهة المهنية.
• دقة عالية والانتباه للتفاصيل.
• القدرة على تعدد المهام والعمل تحت الضغط.
• احترافية عالية وحسن التصرف عند التعامل مع الإدارة العليا.
• مهارات قوية في التنسيق والمتابعة.
• القدرة على حل المشكلات واتخاذ المبادرة.

المهارات:

• إجادة استخدام حزمة Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• مهارات قوية في إعداد المستندات وكتابة التقارير.
• القدرة على إدارة الجداول والاجتماعات وأنظمة المواعيد.
• خبرة في التعامل مع المراسلات والبريد الإلكتروني.
• معرفة بأنظمة الأرشفة وإدارة الوثائق.
• القدرة على إعداد محاضر الاجتماعات والعروض التقديمية.
• معرفة أساسية بإجراءات العمل الإداري وإدارة المكاتب.