Customer Service Administrative Assistant
Job Fit Check
Base Career helps you apply smarter for this job.
Key skills for this role
About the Role
**Customer Service and Administrative Assistant Company Description VAYANA is a mental health clinic dedicated to providing evidence-based, culturally responsive psychological care through both in-person and digital services.
Key Skills for This Role
Full Job Posting
Company Description
VAYANA is a mental health clinic dedicated to providing evidence-based, culturally responsive psychological care through both in-person and digital services.
Our mission is to support emotional well-being, personal growth, and access to quality mental health care in a compassionate and professional environment.
Role Description
We are seeking a full-time, on-site Customer Service and Administrative Assistant to join our team in Riyadh.
This role is responsible for welcoming clients, coordinating daily administrative and customer service operations, managing appointments, and ensuring a professional, warm, and confidential client experience.
The successful candidate will support clinicians and management with administrative tasks while helping maintain smooth day-to-day clinic operations.
Key Responsibilities
- Welcome and assist clients professionally and courteously
- Manage appointment scheduling, confirmations, and follow-ups
- Respond to phone calls, emails, WhatsApp messages, and client inquiries
- Coordinate with clinicians regarding schedules and operational matters
- Maintain accurate client records and administrative documentation
- Support daily clinic operations and administrative processes
- Assist with data entry, reporting, and document preparation
- Contribute to a positive and seamless client experience
Customer Service & Communication
- Excellent interpersonal, verbal, and written communication skills
- Ability to interact professionally, empathetically, and respectfully with clients and colleagues
Administrative & Organizational Skills
- Strong organizational abilities and attention to detail
- Ability to manage multiple tasks and priorities effectively
Technology & Digital Literacy
- Proficiency in Microsoft Office and common digital communication tools
- Ability to learn clinic management and CRM systems
Language Skills
- Professional proficiency in Arabic and English, both spoken and written
Professionalism & Confidentiality
- High level of discretion, reliability, and confidentiality
- Ability to handle sensitive situations professionally
What You’ll Bring
- A positive and professional attitude
- Strong organizational and time-management skills
- Excellent customer service abilities
- Ability to thrive in a fast-paced environment
- Genuine interest in supporting mental health services
- مساعد
- إداري
- وممثل
- خدمة
- عملاء
- نبذة
- عن
- ڤايانا
- ڤايانا
- هي
- عيادة
- للصحة
- النفسية
- تقدم
- خدمات
- نفسية
- مبنية
- على
- الأدلة
- العلمية
- من
- خلال
- الخدمات
- الحضورية
- والرقمية
- .
- نسعى
- إلى
- دعم
- الرفاه
- النفسي
- والنمو
- الشخصي
- وتوفير
- رعاية
- نفسية
- عالية
- الجودة
- في
- بيئة
- مهنية
- وإنسانية
- داعمة
- **.
- الوصف
- الوظيفي
- نبحث
- عن
- مساعد
- إداري
- وخدمة
- عملاء
- للعمل
- بدوام
- كامل
- في
- مقر
- العيادة
- في
- حي
- النرجس
- بمدينة
- الرياض
- **.
- سيكون
- شاغل
- الوظيفة
- مسؤولا
- ً
- ع
- ن
- استقبا
- ل
- المستفيدين
- ،
- وتنسي
- ق
- العمليا
- ت
- الإداري
- ة
- وخدم
- ة
- العملا
- ء
- اليومية
- ،
- وإدار
- ة
- المواعيد
- ،
- والمساهم
- ة
- ف
- ي
- تقدي
- م
- تجرب
- ة
- احترافي
- ة
- وداعم
- ة
- للمستفيدين
- ،
- بالإضاف
- ة
- إل
- ى
- دع
- م
- المختصي
- ن
- والإدار
- ة
- ف
- ي
- المها
- م
- الإداري
- ة
- والتشغيلي
- ة
- المختلف
- **ة .
- المها
- م
- والمسؤوليا
- **ت
- است
- قبال ال
- ***م***
- ستفيدين وا
- ***ل***
- ترحيب به
- ***م***
- وت
- ***ق***
- ديم ال
- *** دع**
- ***م***
- اللاز
- ***م
- إدا
- رة ال
- ***م***
- واعيد وا
- ***ل***
- تأكيدا
- ***ت***
- والمتابعا
- ***ت
- الر
- د عل
- ***ى***
- ال
- ***ا***
- تصالات ال
- ***ه***
- اتفية وا
- ***ل***
- بريد ال
- ***إ***
- لكتروني ور
- ***س***
- ائل ال
- ***و***
- اتساب وا
- ***ل***
- استفسارا
- ***ت***
- المختلف
- ***ة
- الت
- نسيق مع
- ال
- ***م***
- ختصين بش
- ***أ***
- ن ال
- ***م***
- واعيد وا
- ***ل***
- احتياجا
- ***ت***
- التشغيلي
- ***ة
- الم
- حافظة عل
- ***ى***
- ال
- ***س***
- جلات وا
- ***ل***
- ملفا
- ***ت***
- الإداري
- ***ة***
- بدق
- ***ة
- دعم
- ال
- ***ع***
- مليات ال
- ***إ***
- دارية وا
- ***ل***
- تشغيلية اليومي
- ***ة***
- للعياد
- ***ة
- الم
- ساهمة في
- إع
- ***د***
- اد ال
- ***ت***
- قارير وإ
- ***د***
- خال ال
- ***ب***
- يانات و تنظي
- ***م***
- المستندا
- ***ت
- الم
- ساهمة في
- تق
- ***د***
- يم تج
- ***ر***
- بة مم
- ***ي***
- زة و سلس
- ***ة***
- للمستفيدي
- ***ن***
- المؤهلا
- ***ت***
- المطلوب
- ة
- خدم
- ة
- العملا
- ء
- والتواص
- **ل
- مها
- رات تو
- ا
- صل مم
- ت
- ازة شف
- ه
- ي
- ً
- ا وكتاب
- **ي
- ًا
- ا
- لقدرة
- ع
- لى
- ا
- لتعامل
- ب
- احترافية
- و
- تعاطف
- و
- احترام
- م
- ع
- ا
- لمستفي
- د
- ين والزم
- ل
- اء
- المها
- ر
- ات الإدا
- ر
- ية والتنظي
- **م
- ية
- م
- هارات
- ت
- نظيم
- ع
- الية
- و
- دقة
- في التفا
- **ص
- يل
- ا
- لقدرة
- ع
- لى
- إ
- دارة
- ا
- لمهام
- ا
- لمتعددة
- و
- تحد
- يد الأولو
- ي
- ات
- المها
- ر
- ات التق
- **ن
- ية
- إ
- جادة
- ا
- ستخدام
- ب
- رامج
- م
- ايكروسوفت
- أ
- وفيس
- و
- أدوات
- ا
- لتو
- ا
- صل الرق
- **م
- ية
- ا
- لقدرة
- ع
- لى
- ت
- علم
- أ
- نظمة
- إ
- دارة
- ا
- لعيادات
- و
- أنظمة
- إ
- د
- ا
- رة العم
- ل
- اء
- الل
- **غ
- ات
- إ
- جادة
- ا
- للغة
- ا
- لعربية
- و
- اللغة
- ا
- لإنجليزية
- تح
- د
- ثًا وك
- ت
- ابة
- الاحتر
- ا
- فية وال
- **س
- رية
- **المحافظة**
- على
- سرية
- المعلومات
- والخص
- و
- صية الم
- **ه
- نية
- **القدرة**
- على
- التعامل
- مع
- المواقف
- الحس
- اسة باحتر
- ا
- في
- ة
- ما
- ا
- لذي
- ن
- بحث
- **ع
- نه؟
- **شخصية**
- إيجا
- بية واحتر
- **ا
- فية
- **مهارات**
- تنظيم
- وإ
- د
- ارة
- وقت
- **ق
- وية
- **مهارات**
- ممتازة
- في
- خ
- دمة الع
- **م
- لاء
- **القدرة**
- على
- العمل
- في
- بيئة
- س
- ر
- يعة ومت
- **غ
- يرة
- **اهتمام**
- حقيقي
- بالمساهمة
- في
- دعم
- خدمات
- ا
- ل
- صحة الن
- فسية***************************************************
Apply for this job in 1 click
Skip the repetitive application forms
Install the Base Career Chrome Extension and autofill job applications across major job boards with your profile.
Trusted by over 500,000 job seekers on Base Career