Business Support Assistant

Détails du poste

Responsabilités

• Accueillir les visiteurs et répondre aux appels, courriels et demandes générales; orienter les clients et organismes partenaires vers les services appropriés.
• Prendre et transmettre les messages, répondre aux demandes et fournir un service conforme aux normes du département.
• Tenir des dossiers papier et électroniques, bases de données et feuilles de calcul; saisir et présenter des données pour les rapports.
• Gérer le classement, l’archivage, le courrier, les courriels de l’équipe et les agendas.
• Préparer lettres, rapports, formulaires, présentations et correspondance à partir de modèles approuvés.
• Organiser les réunions et prendre des comptes rendus exacts à distribuer dans les délais convenus.
• Effectuer des tâches financières simples, comme le codage de factures et les bons de commande; surveiller les fournitures.
• Gérer les dossiers sensibles de manière confidentielle et respecter les règles de santé et sécurité, financières, de gestion des risques et de gouvernance.
• Fournir un soutien général à l’équipe et se déplacer entre les centres familiaux selon les besoins.

Qualifications requises

• Un an d’expérience en administration, en réception et en soutien aux entreprises.
• Compétences solides en service à la clientèle et en relations interpersonnelles.
• Excellentes aptitudes en communication orale et écrite et capacité à accueillir le public professionnellement.
• Organisation, gestion des priorités, attention au détail et exactitude dans la tenue des dossiers.
• Compétences informatiques de base, notamment Microsoft Word et Excel.
• Capacité à protéger les informations confidentielles et à travailler en équipe avec professionnalisme, fiabilité et flexibilité.

Expérience souhaitée

• Une expérience en centre familial, services à l’enfance, travail social, réception ou organisme public est souhaitée.
• Une expérience des dossiers confidentiels, des réunions et comptes rendus, des bases de données ou de l’administration financière est souhaitée.

Lieu de travail

• Travail en personne dans les centres familiaux du borough de Wrexham, selon les besoins.
• L’entretien est prévu sur place à Wrexham.

Rémunération

• 13,26 £ de l’heure, paiement PAYE.