Administrative Assistant - Schools

L'Association Musulmane du Canada (MAC) est une organisation de charité nationalement incorporée, présente dans quatre provinces à travers le Canada. Nos écoles islamiques privées sont enregistrées auprès des Ministères provinciaux de l'Éducation. L’Assistant Administratif est responsable d’assister le Directeur dans la gestion des opérations quotidiennes de l’école et dans le développement des relations avec la communauté. Le titulaire du poste soutiendra la philosophie de l’école, s'alignera sur les objectifs et les plans de programme, respectera les politiques de l’Association Musulmane du Canada et veillera à la conformité avec la législation provinciale.

Structure de Rapport : Ce poste relève directement du Directeur/Administrateur. Les responsabilités de l'Assistant Administratif incluent, mais ne se limitent pas à :

Effectuer des tâches de secrétariat général, y compris la rédaction et la révision de documents, la gestion de la correspondance, la maintenance des fichiers papier et numériques, la réalisation de photocopies, l’envoi de fax et l’ouverture et le suivi des dossiers.

Maintenir le calendrier scolaire, rédiger des procès-verbaux et gérer diverses tâches administratives selon les besoins.

Collecter et maintenir une documentation précise, fournir des rapports périodiques au Directeur comme convenu, et s’assurer que les fichiers papier et électroniques sont organisés.

Préparer et suivre l’assiduité des élèves pour toutes les classes, contacter les parents en cas d'absence, maintenir des registres d'absences et avertir les parents si un élève est sur le point de dépasser sa limite d'absentéisme.

Fournir aux nouveaux parents une visite de l'école, répondre aux questions concernant l'inscription, l'admission, le programme scolaire, les horaires, le personnel et les frais.

Mettre à jour et maintenir une liste de suppléants et accéder aux ressources pédagogiques comme indiqué par le Directeur.

Maintenir des dossiers à jour et précis des élèves, du personnel, des fournisseurs et des finances, à la fois manuellement et électroniquement.

Suivre les frais impayés et les dues de l’école.

Compléter le suivi mensuel des frais scolaires à des fins fiscales.

Maintenir les feuilles de présence manuelles du personnel et les fichiers électroniques pour la paie, enregistrer les absences et collecter les informations nécessaires pour les nouveaux employés.

Gérer la petite caisse, veiller à son réapprovisionnement en temps voulu et préparer la documentation de soutien pour le département comptable.

Préparer le classement en ligne mensuel et demander les subventions pour les élèves.

Gérer toute autre question, donnée ou tâche demandée par le siège social dans les délais impartis.

Soumettre les demandes de renouvellement de licence annuelle de l’école.

Transmettre les messages et les demandes entre le Directeur et le personnel.

Assister l'Orthophoniste avec les dossiers des élèves et les formulaires de consentement.

Répondre aux questions du personnel concernant les élèves, les fournitures scolaires, les règles générales de l’école, les incidents impliquant des élèves et les préoccupations informatiques.

Commander et maintenir un stock suffisant de fournitures sanitaires pour l'utilisation de l'école.

Communiquer avec les fournisseurs et le personnel de service pour le dépannage et la maintenance.

Vérifier et répondre rapidement aux messages postaux et aux messages vocaux.

Maintenir et mettre à jour le tableau d'affichage de l'école ; aider à la planification, la coordination et l’exécution des événements et fonctions scolaires.

Programmer et reprogrammer les réunions demandées, et assister le Directeur dans diverses tâches administratives.

Effectuer d’autres tâches attribuées par le Directeur ou le Directeur adjoint.